Elektronikus levelezés
Annak ellenére, hogy az Interneten egyre újabb technológiák
és szolgáltatások jelennek meg, az elektronikus
levelezés napjainkban is a hálózati forgalom
döntõ részét képezi. Ennek a
kommunikációs formának a fõ vonzereje
a gyorsaság, a kényelmes kezelhetõség
és az olcsóság. Az email-nek magyarul megfelelõ
elektronikus levél kifejezés kissé körülményes,
ezért itthon is az angol megfelelõt szokták
használni, de kezd elterjedni a drótposta elnevezés
is.
Az elektronikus levelezés azért is fontos része
az Internetnek, mert használatához nincs szükség
a teljes körû Internet hozzáféréshez,
elég hozzá egy úgynevezett shell szolgáltatás.
Ez utóbbi általában lényegesen olcsóbb
és jóval több helyen áll rendelkezésre,
például az iskolákban, munkahelyeken. A felsorolt
elõnyök mellett, bármennyire is hihetetlen,
szinte minden Internet szolgáltatást igénybe
lehet venni email-en keresztül is, akár program fájlokat
vagy Web oldalakat is letölthetünk a segítségével.
Az elmélet
Az elektronikus levél írása ugyanúgy
kezdõdik, mint egy hagyományos levélé.
Megírjuk valamilyen számítógépes
szövegszerkesztõvel, azonban nem kell kinyomtatni
és a postára vinni, elegendõ csupán
egy levelezõ programot használni, amelyik az Internet
segítségével a címzetthez juttatja
írásunkat. A valódi levél esetében
is elengedhetetlen a címzés, hiszen ennek hiányában
nem lehet a küldeményt továbbítani.
Az elektronikus levelezés esetén sincs ez másként,
itt is meg kell pontosan adni, kinek szeretnénk elküldeni
az üzenetet. Ez azt jelenti, hogy email-t csak annak tudunk
küldeni, aki rendelkezik elektronikus levél címmel
és mi is csak akkor kaphatunk ilyen üzenetet, ha van
email címünk.
Az elektronikus levél cím általában
az Internet elõfizetéssel együtt jár,
sõt egyes szolgáltatóknál arra is
van lehetõség, hogy egy Internet elõfizetéshez
több email cím tartozzon. Például egy
munkahely egyetlen Internet kapcsolatához, akár
több száz levél cím is tartozhat. Magánszemélyek
esetében is van értelme több email cím
használatának, hiszen így például
a család minden tagja önálló elektronikus
levelezést folytathat. Az elektronikus levél cím
két fõ részbõl áll, amelyeket
a @ karakter választ el egymástól. A cím
elsõ fele a tulajdonos nevére utal, a legtöbb
esetben a keresztév elsõ betûje és
a vezetéknév. Persze választhatunk fantázia
neveket is. A cím második része a szolgáltatót
jelzi, innen tudja a hálózat, hogy a sok millió
gép közül melyikre kell továbbítani
a levelet. Az elektronikus levél cím pontos megadása
igen lényeges, hiszen egyetlen betû vagy karakter
elírása esetén a levél nem fog megérkezni
a címzetthez. Az elektronikus levél cím mellé
választanunk kell egy jelszót is. Ez biztosítja
a levéltitkot, hogy a részünkre érkezett
leveleket senki más ne tudja elolvasni.
Az elektronikus levelek továbbítása igen
gyors, szinte az elküldés pillanatában megérkeznek
a címzetthez. Pontosabban a címzett szolgáltatójának
a számítógépére és ott
várakoznak, mint a hagyományos levelek a postaládánkban
addig, amíg meg nem nézzük õket. Az
elõbbi mondat csak abban az esetben igaz, ha dial-up kapcsolatot
használunk az Internet csatlakozáshoz, ha állandó
csatlakozásunk van, akkor a levél azonnal a saját
számítógépünkre érkezik
meg. Egyes levelezõ programok olyan szolgáltatást
is kínálnak, amelynek segítségével
elsõ lépésben csupán a beérkezett
levelek legfontosabb információit kapjuk meg, amelyek
alapján eldönthetjük, hogy mely leveleket töltsük
le a gépünkre és melyeket töröljünk
ki olvasatlanul. A levelek letöltése a szolgáltató
szerver gépérõl a legtöbb esetben azok
törlését is jelenti a szerverrõl.
Az elektronikus levelek, hasonlóan egy hagyományoshoz,
több részbõl állnak. Az üzenet
mellett a levél fejrészében kell a címet
megadni és minden levélnek létezik egy Subject-Tárgy
sora is, ahol röviden leírhatjuk a levél tartalmát.
Ennek a sornak az a jelentõsége, hogy a levelezõ
programokban általában akkor is látható
a levélnek ez a része, amikor még nem nyitottuk
meg vagy töltöttük le a teljes üzenetet. Így
a subject sor ismeretében akár letöltés
és elolvasás nélkül is törölhetünk
a postafiókunkból számunkra érdektelen
leveleket.
A levél fej része nemcsak a címzett elektronikus
levél címét tartalmazza, hanem a feladóét
is. Ez biztosítja, hogy egy email érkezésekor
mindig tudjuk, honnan és kitõl kaptuk az üzenetet.
Mivel a feladó címének továbbítása
automatikus, ezért névtelen elektronikus levelet
elég nehéz küldeni, bár vannak olyan
szerver gépek, amelyek segítségével,
mint általában minden az Interneten, ez is megoldható.
A gyakorlat
Az elektronikus levelezés elmélete után,
jöhet a gyakorlat. Arra sajnos nincs elég hely, hogy
a legjobban elterjedt levelezõ programok mindegyikének
a kezelését ismertessük, azonban mivel ezek
a programok nagyjából azonos felépítésûek,
egy általános ismertetõ alapján már
mindegyiket könnyû lesz kezelni. Ezek a programok csupán
néhány szolgáltatásukban térnek
el egymástól, a választást közülük
legtöbbször a kényelmi szempontok befolyásolják,
illetve, hogy az Internet szolgáltatónk melyik szoftvert
biztosította számunkra. Azt is érdemes tudni,
hogy új operációs rendszerek (Windows 95,
Windows NT, OS/2 Warp Connect, OS/2 Warp 4.0) már eredetileg
is tartalmazzák az elektronikus levelezéshez szükséges
programokat, így ha ezek közül használjuk
valamelyiket, nincs szükség külön szoftverre.
A továbbiakban egy elképzelt levelezõ program
szolgáltatásait ismertetjük, az egyes konkrét
programokban elõfordulhat, hogy egyes funkciók nem
elérhetõk vagy más néven szerepelnek.
Levél küldés
Új levél írásakor egy szövegszerkesztõhöz
hasonló ablak jelenik meg a képernyõn, azzal
a különbséggel, hogy az ablak tetején
megtaláljuk azokat a speciális mezõket, amelyekbe
a címet és a levél tárgyát
kell beleírni. A levél szövegrészébe
szabadon írhatjuk az üzenetet, ennek méretére
nincs semmilyen megkötés. Bár egyes levelezõ
programok lehetõvé teszik, hogy egy szövegszerkesztõhöz
hasonlóan megformázzuk a levelünket, különbözõ
betûtípusokat, méreteket és színeket
állíthatunk be, bánjunk óvatosan ezzel
a lehetõséggel. Ezeket a speciális formázási
információkat nem biztos, hogy a címzett
levelezõ programja is tudja értelmezni és
kezelni, lehet, hogy helyette csak össze-vissza karakterek
fognak megjelenni. Tanácsunk tehát az, hogy csak
akkor használjuk ezeket a lehetõségeket,
ha egy próba levélben megbizonyosodunk róla,
hogy a címzett is ugyanazt látja, mint amit mi elküldtünk.
Hasonlóan óvatosan kell bánni a magyar vagy
ékezetes karakterekkel. Az Interneten alapvetõen
7 bites formában kerülnek továbbításra
az adatok, így az elektronikus levelek tartalma is. Minden
olyan karaktert, amelynek a kódszáma nagyobb 128-nál,
csak egy speciális eljárás segítségével
lehet a hálózaton elküldeni és a fogadó
oldalon ezt az átalakítást ismét meg
kell csinálni. Ha a beérkezett üzeneteket kezelõ
program nem képes erre, akkor csak egy olvashatatlan levelet
fogunk kapni.
A cím megadásánál a legtöbb levelezõ
program lehetõvé teszi, hogy egyszerre több
helyre is elküldjük az üzenetet. A címzésnél
használhatjuk a levelezõ program telefon regiszterhez
hasonló címtárát, ahonnan csak név
szerint kell kiválasztani a címzett elektronikus
levél címét. A legtöbb program azt is
lehetõvé teszi, hogy cím csoportokat hozzunk
létre és ilyenkor elég a címzésnél
a csoport nevét megadni, a levelet automatikusan meg fogja
kapni a csoportban szereplõ összes személy.
Az elektronikus levelek nem csupán egyszerû szöveges
információkat tartalmazhatnak, hanem csatolhatunk
a levélhez tetszõleges objektumokat is. Ezek lehetnek
formázott dokumentumok, képek, programok, egyszóval
mindenféle bináris állomány. Ezek
továbbítása is kódolva történik
és a fogadó oldalon nyerik vissza eredeti formájukat.
Az elektronikus levelezésnek ez a kiegészítése
páratlan lehetõségeket kínál,
hiszen ezt használva pillanatok alatt és ráadásul
ingyen juttathatunk el színes fényképeket
vagy fontos dokumentumokat a világ másik végére.
Az olyan leveleket, amelyek tartalmaznak csatolt részeket
is, a levelezõ programok többsége egy kis gemkapocs
ikonnak jelöl meg.
A kész levelek elküldéséhez már
csak a Send vagy Küldés gombra kell kattintani. Legtöbbször
ez nem jelenti a levelek fizikai elküldését,
csupán egy köztes tároló területre
kerülnek, ahonnan akkor jutnak tovább, amikor létrejön
az online kapcsolat a gépünk és a szolgáltatónk
között. Így azután érdemes megírni
minden levelet és azután egyetlen telefon hívással
elküldeni az összest. Ezzel a módszerrel sok
idõt és természetesen telefon költséget
takaríthatunk meg. Természetesen, ha állandó
Internet kapcsolatunk van, akkor a levelek elküldése
fizikailag is azonnal megtörténik.
Levél fogadás
A levelek fogadása talán még a küldésnél
is egyszerûbb. Nincs más teendõnk, mint a
levelezõ programnak kiadni a megfelelõ utasítást,
amelynek hatására hozzákapcsolódik
szolgáltatónk mail szerveréhez, megnézi,
jöttek-e új leveleink és ha igen, akkor letölti
õket a saját számítógépünkre.
Vannak olyan szoftverek is, amelyek segítségével
elsõ nekifutásra csak a érkezett levelek
fejrésze töltõdik le és azután
kiválaszthatjuk, hogy a levél feladójának
és tárgyának ismeretében melyik üzenettel,
mi történjen. Ilyenkor azonnal letölthetünk
leveleket, hagyhatjuk õket a mail szerveren, hogy majd
egy késõbbi idõpontban töltsük
le (például egy nagyobb csatolt állományt
tartalmazó email-t érdemesebb az éjszakai
olcsóbb telefon tarifával megszerezni), de letöltés
nélkül törölhetjük is õket a
szerverrõl.
A letöltött üzenetek egy közös gyûjtõbe
kerülnek, amit általában Inbox-nak vagy Beérkezett
üzenetek-nek hívnak. Aki elkezd levelezni, annak hamarosan
rengeteg üzenet fog összegyûlni ebben a gyûjtõben
és nehéz lesz késõbb megkeresni valamelyiket.
Ezt a gondot úgy oldhatjuk meg, ha a beékezett üzeneteket
csoportosítjuk, azaz saját magunk létrehozunk
újabb gyûjtõket (foldereket) és a letöltött
leveleket azonnal vagy olvasás után a megfelelõ
dobozba tesszük.
A kapott üzenetekkel sok mindent csinálhatunk. Ha
nem csak a képernyõn szeretnénk elolvasni,
akkor ki is nyomtathatjuk õket. A levelezõ programok
talán egyik legtöbbet használt szolgáltatása,
hogy azonnal válaszolhatunk is a levélre. A Replay
vagy Válasz gomb megnyomásával egy olyan
félkész levelet kapunk, amelynek cím részét
a program automatikusan kitölti és a tárgy
részébe pedig megismétli a kapott levél
tárgy sorában szereplõ leírást,
kiegészítve a sor elején egy Re: szócskával,
amely arra utal, hogy ez egy válasz levél. Egyes
programok a levél tartalmi részét is bemásolják
a válaszlevélbe, valamilyen speciális karakterrel
megjelölve, hogy ezek a sorok idézetek az eredeti
üzenetbõl. Ez a szolgáltatás akkor hasznos,
ha például kérdésekre szeretnénk
válaszolni, így biztosan nem hagyunk ki egyet sem.
Az így automatikusan bemásolt eredeti levél
részt persze ki is törölhetjük, ami igen
hasznos, ha például nem akarunk visszaküldeni
egy esetleg igen hosszú üzenetet.
A válaszolás mellett a kapott levelet tovább
is lehet küldeni, ha azt szeretnénk, hogy valaki más
is megkapja. Ezt a Forward vagy Tovább utasítással
tehetjük meg. Ilyenkor a címzettet vagy címzetteket
nekünk kell megadni. A levél tárgy része
meg fog egyezni az eredeti levél tárgyával,
csak az elején egy Fw: fogja jelezni, hogy tovább
küldött levélrõl van szó. A levél
tartalmi része meg fog egyezni az eredeti üzenettel.
...és egy kis mosoly!
Aki egyszer belekóstol az elektronikus levelezésbe,
biztosan beleszeret. A levelek kényelmes megírása,
gyors reagálás lehetõsége új
távlatokat nyit(ott) mind a magán, mind az üzleti
levelezésben. A gyors üzenet váltások
szinte élõ beszélgetéssé teszik
ezt a kommunikációs formát, csupán
beszélgetõ partnerünk arckifejezését,
mozdulatait nem láthatjuk. (Erre is van már Internetes
megoldás a videophone!) Annak érdekében,
hogy fogalmunk legyen arról, hogy beszélgetés-levelezés
közben mit gondol vagy mit tesz partnerünk, kialakult
egy jelzés forma. Kicsiny jeleket tehetünk az email
bizonyos helyeire, ezzel jelezve lelkiállapotunkat. Ezeket
a jeleket smiley-nak vagy emoticon-nak nevezik és ezek
nem mások, mint néhány speciális karakter
egymás utáni sorozata, amelyekbõl különbözõ
arckifejezések állnak elõ, ha oldalról
nézzük õket. Egy külön adatbázisban
lehet megtalálni, az összes (majdnem ezer) smiley-t
és jelentésüket, azonban a mindennapos levelezésben
csupán egy párat szokás rendszeresen használni.
Az elektronikus levelezés alapjait bemutató írásunk
végén álljon itt néhány ilyen
jelölés, amit a kedves olvasó azonnal fel is
használhat, ha elektronikus levélben elküldi
észrevételeit.
:-) mosoly
;-) kacsintás
:-( rosszallás
:-O harag
és végül, ha legszívesebben orrba vágnánk
a levél olvasóját, ezt a jelet írjuk
a szövegbe :@(
Vissza a tartalomjegyzékhez!